こんな悩みに答えます。
- 仕事を早く終わらせるために実践すべきこと９つ
- それでも仕事が終わらないならそれ以上頑張るのが無意味な理由
この記事を書く私も平日には仕事が終わらず、サービス残業したり土日に仕事を持ち越したりした経験が何度もあります。
仕事量が多すぎてとても一人では終わらないのに、会社は追加の人員補充もせず残業代もし払わない…
でも、あきらめてダラダラ残業するのではなく、この状況を成長のチャンスと捉えて仕事の効率化をはかったり、無駄な作業を見直すなどすることで残業時間を減らすことは十分に可能です。
それでも残業が減らない場合には転職という手段もあるので、サービス残業が多くて悩んでいる方はぜひこの記事を読んでみてください。
Contents
仕事が終わらないのに残業できないときの解決策
終わらない仕事に対処するためにまずできることとしては仕事を効率化することですよね。
私はこれまでに2度未経験の仕事に転職してきたのですが、慣れない仕事が多くて最初は部内の誰よりも仕事が遅く、サービス残業してきた過去があります。
そこで効率化を意識せざるをえなくなり色々と工夫してきたのですが、その甲斐もあってか今では時間内に仕事を終わらせて定時後のプライベートの時間を満喫できるようになりました。
そこで、ここでは私が取り組んできた効率化策をご紹介します。
① 仕事がデキる人をマネる
不慣れな仕事やわからないことが多いときは社内の仕事ができる人、あるいは仕事が早い人をマネることが効果的です。
よく分からなくてもマネて行動してみることで「なぜこの人の仕事が早くできるのか」を少しずつ理解できるようになります。
その人がどんな手順で仕事を進めているのか、資料の作り方はどんな工夫がされているのか、一日の過ごし方などを参考にします。会議中の発言などで普段どんなことに注意して働いているのかを知ることもできます。
本人に直接仕事のやり方を聞けるなら遠慮せず聞いてみるのもいいと思います。
② パソコンのスキルを高める
これは巷でもよく言われていますが、ショートカットキーやエクセル関数などの時短術を身につけることで仕事の効率は倍速に上がります。
営業から企画の仕事に転職直後、突然エクセルやパワーポイントを使うことが多くなり当時はかなり苦労しました。
プライドをかなぐり捨ててパソコン操作が早い年下の同僚に時間をとってもらい、普段使うショートカットやエクセル関数は何で、どんな場面で使うのか、など教えてもらいました。
このおかげでかなり仕事の効率が上がりました。
でも以前の私も含めてこれらのスキルがない社会人が本当に多い。社会人であれば必須のスキルなので、まだパソコン操作に時間がかかっているならできるだけ早く身につけた方がいいです。
③ こまめに進捗を報告・確認する
完璧主義の人ほど仕事をきちんと仕上げてから上司に報告しようとしますが、成果物が上司の認識と違う場合はせっかく作り直したものを一から作り直す必要があります。
仕事を効率化したいなら100%を目指さないことが重要です。
適度なタイミングで進捗を報告して目指しているゴールが上司やチームと同じであるか確認すると、少しずつ軌道修正できるので大幅な修正が発生しづらくなります。
また、一生懸命取り組んでいたことが実はやる必要がなくなった、ということも場合によってはあるので、こまめに報告していれば上司があなたが今どんな仕事に時間をかけているのかを把握することができ、指示が出しやすくなります。
相手から聞かれなくてもこまめな進捗報告は心がけましょう。
④ 繰り返し行う作業は仕組み化する
これも今や社会人の常識ですね。
メールはテンプレート化しておく、よく使う単語や名前はパソコンの辞書機能に登録しておく、プレゼン資料も型を作っておく、会議前は事前にアジェンダを共有しておく、などは仕事を効率化するうえでは不可欠です。
また、新人が入ってきた時にすぐに即戦力として働けるような環境を整えておくことも、結果的にはあなたの仕事を楽にしてくれます。
たとえば社内の独自用語はリスト化しておく、業務マニュアルを作っておく、など日頃仕事を進めながら少しずつ取り組めることなので、ぜひやってみてください。
⑤ ロジカルシンキングを身につける
最近ではロジカルシンキングも社会人では必須スキルとして認知されていますが、「ロジカルシンキングって何？」という方は本を読んでみたり、社内でこうした研修がある場合は積極的に利用してみましょう。
これを身につけるだけでも仕事の効率はかなり上がります。
仕事上で相手との認識違いやコミュニケーションのすれ違いにより時間がかかってしまうケースもよくありますよね。
でも、ロジカルシンキングを身につけることで、相手に要点をわかりやすく伝えて次に自分たちがすべきアクションを明確にし、スムーズに仕事を進める段取り力を体得できます。
⑥ 定期的にフィードバックをもらう
仕事を素早く終わらせるためには自分自身の成長も欠かせません。
自分の成長を加速するためには定期的に上司や先輩、同僚からフィードバックもらう習慣をつけるのがおすすめです。
最近では上司との定期的な一対一の面談を実施している会社も多いですが、もし今の会社でそうした機会がないようであれば上司と2人で会議するときや、メール・チャットでの会話中の区切りのいいところなどで聞いてみるといいと思います。
私の場合は、定期的な上司との1on1で最近のプロジェクトについて結果に対する上司の意見を聞いたり、プレゼン後に「今日の発表は○○を意識してみたのですが、うまく伝わっていましたか？何か足りないことはありましたか？」など質問しています。
⑦ 断る勇気を持つ
仕事を時間内に終わらせるためには断る勇気も必要です。
プライベートの重要な予定があるのに、定時で帰りたいのに、そんな中で仕事を引き受けるのは会社にとって都合の良い人になるだけ。
無理なときには「NO」と言える関係構築も日頃から意識しておきましょう。
たとえば、絶対にこの日は有給をとりたいという日があるな、何日も前から関係者には周知しておくなどすればその日はあなたに仕事を頼みづらくなります。
また、毎回断るのではなく余裕があるときは仕事を手伝うなど、ときには協力的な姿勢を見せておくことで、都合が悪いときに断りやすい関係を作れます。
⑧ ON/OFFをはっきり区別する
仕事を効率的に進めるにはON/OFFの切り替えも重要です。
仕事をするときは仕事をする、休むときはしっかり休む、というメリハリは集中力を保つ意味でも、モチベーションを維持する意味でも効果があります。
仕事が時間内に終わらない一つの原因はダラダラ残業するクセがついている場合もあるので、
- 〇〇のタスクは1時間で終わらせる
- 今日は絶対に18時までに仕事を終わらせる
- この1時間はメールをチェックせず作業に集中する
- 昼休みは仕事のことは考えず1時間しっかり休む
など日々意識しながら仕事をすることで、すぐには効果がみえなくても、これが習慣化できれば時間内でやりたいことを終わらせられるようになります。
⑨ スルー力（りょく）を身につける
仕事を早く時間内に終わらせるためには集中力が不可欠なのですが、会社で働いていると人間関係の悩みが尽きず、これによって集中力がそがれてしまうことはよくあること。
「さっき上司が言っていたことはどういうこと？」「先輩が私にだけキツくあたっているような気がする」など考え始めたらキリがありません。
気にしないのは難しいですが「会社の人とは仕事上だけの付き合い」として人間関係のモヤモヤはあまり気にしない割り切りも大事。
世の中にはどうしても分かり合えない人はたくさん存在するので、同じ職場にもそういう人がいるのはごく自然なことです。
ですから、嫌なことがあっても「この人はこういう人なんだ」と思って放っておいたほくのが賢い選択。
その人のために悩んで自分の大切な時間を浪費するよりも目の前のタスクに集中してさっさと仕事を終わらせましょう。
努力しても仕事が終われないのはあなたの責任ではない
でも、自分がどれだけ仕事を効率化しても残業が減らない場合もありますよね。
というのも会社の仕事は組織で動くものだからです。
自分がどんなに時短テクニックを駆使して早く仕事が終わっても、他に終わっていない人がいれば追加で仕事を頼まれて結局サービス残業している人も多いでしょう。
そもそも業務量が多すぎる、業務量に対して人が少なすぎる場合にも解決は難しいです。
こうなってくると仕事が終わらないのはあなたの責任ではなく会社の問題。
自分の努力や仕組みで解決できない職場でこのままサービス残業しながら働き続けるのはかなりきついと思います。
自分で解決できない環境からは早めに離れよう
こうした環境を変えるためにもっとも早くて効果的な解決方法は転職しかありません。
実際、会社や上司の愚痴を言っても何も変わらないし、あなたには会社や上司を変えるほどの力はないからです。
でも、自分を変えることは速攻でできます。自分が環境を変えてしまう方がよっぽど簡単だし精神的なダメージも少ないです。
会社や上司の愚痴を言っても何も変わらない。
そんなに嫌なら自分が変わればOK。
他人を変えることは難しいけど自分を変えることは速攻でできます。
私は会社の年功序列の体質に納得できなかったので、会社に改善を期待するのをやめて転職した。
当然ですが嫌だったことがピタリとなくなりました👍
— Sara@未経験×年収UPで転職 (@SARA18olsb) January 18, 2021
会社と戦おうとする人もいますがこれは自分を消耗させるだけ。
自分の時間と気力をネガティブなことに使うより前向きなことに使う方が生産的だと思いませんか？
早く転職したい、今の自分が転職できるか分からない、転職するための手順を知りたいというなら、まずは転職エージェントに相談して自分の転職市場での立ち位置を確認してみてください。
マイナビジョブ20’s
【公式サイト】https://mynavi-job20s.jp/
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ネオキャリア
【公式サイト】http://agent-neo.com/ 
ネオキャリアは第二新卒に特化した転職エージェント。大手エージェントと比較すると規模は大きくないものの、第二新卒を未経験の業界・職種に転職させるスキルに長けていると評判の高いエージェントです。
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第二新卒で未経験職種にチャレンジしたい人にはおすすめの転職エージェントです。
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