こんな悩みに答えます。
- 仕事の進め方を見直してキャパオーバーから脱却する
- 会社を辞める前に試してみてほしいこと
- 仕事のキャパオーバーを理由に転職するときの注意点
仕事のキャパオーバーでツラい状況が続いている状態だとすぐにでも会社を辞めたいと考えてしまいますよね。
でも、辞める前にもできることは意外とたくさんあります。
この記事を書く私も未経験の仕事に転職してかなり苦労したのですが、仕事の進め方を改善したことで残業過多の状態から脱することができました。
もちろん今の仕事に魅力を感じなかったり、職場の人間関係が悪いのであればできるだけ早く辞めるに越したことはありません。
そこでこの記事では仕事のキャパオーバーを改善するためにできること、そして転職を選ぶならチェックすべきポイントをまとめているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
Contents
仕事のキャパオーバーから脱する方法5つ【業務改善篇】
業務量過多の状態を改善したいときにすぐに取り組めるのが、まずは自分の仕事の進め方を見直すこと。
これまで当たり前に進めてきた仕事を見直すことで業務時間を大幅に圧縮することができます。
私自身も慣れない仕事を始めた当初は月の残業時間が100時間に迫ることもあったのですが、これから紹介する対策によって今は20時間程度で収まっています。
論理的な思考力を身につける
少し抽象的な話になりますが、過去の私は仕事を始めるとき、まずはわからないところを調べて、それを積み上げて見えてきた内容で結論を出す進め方をしていました。
「わからないからまずは調べなきゃ」と思っていたのですが、この方法だと本来必要ではなかったことにも時間をかけて調べたり考えたりするので寄り道が多く非効率。
でも、会社でロジカルシンキングについて学んだことがきっかけで、まずは仮説を立てて大枠を捉えてから仕事を進める方法に切り替えました。
努力したのではなく、考え方や段取りを変えただけなのですが、自分の結論に辿り着くまでの時間が圧縮されおもしろいほど時短効果がありました。
ロジカルシンキングは身につけておくと仕事以外の様々な場面でも役立つので、まだ知らない方はぜひ学んでみてください。
勉強会などの機会がなければ本から学ぶのもおすすめです。
初めて学ぶなら「マンガでわかる！ マッキンゼー式ロジカルシンキング (宝島社新書)」なら気軽に読めると思います。
忙しくて本を読む時間がない人でもながら聞きで論理的思考力を学べます。Audible (オーディブル)では音声が本の内容を読み上げてくれるので、移動時間などのスキマ時間を有効活用できます。
Audibleで聞ける本は名著ばかり。この分野で有名なのは「イシューからはじめよ ― 知的生産の「シンプルな本質」」など。他にも様々あるので調べてみてくださいね。
100%を目指さない
たとえば上司から資料作りを頼まれたとき、始めから100%を目指すと仕上がるまでに時間がかかるし、できあがってから大幅な修正を指示されてしまっては二度手間です。
一方、時間に余裕がある人ほど完璧主義ではありません。
一旦構成を作成したら中身が仕上がっていなくても上司へ一次確認してもらいます。
これだけならたいして時間はかかっていないので修正を指示されても時間のロスは少なく、作業イメージのすり合わせができて間違った方向に進むことを防げます。
その後も都度確認を挟むことで素早く仕事を終わらせることができるし、上司が一度にまとめて確認するという負担も軽減できます。
頼まれた仕事を全て引き受けない
以前の私は上司や先輩から仕事を頼まれたら絶対に引き受けなくてはならないと思い込んでいました。
でも、忙しいときや他の作業に追われているとき、あるいはプライベートの予定があるときには断ってもいいんです。
初めて頼まれごとを断ったときはとても勇気が入りましたが、「では、○○さんに頼んでみるね。」と案外すんなり受け入れてくれて、断ったことで関係が悪化することもありませんでした。
逆にこちらの事情を無視して言われた仕事を全部やらなければならない職場であれば、できるだけ早く離れるべきです。
会社や上司のために自分を犠牲にし続ける必要はありません。
自分のタスクを優先する
キャパオーバーにならないためには、先程述べた「頼まれた仕事を全て引き受けない」だけではなく、他の場面でもまずは自分のやるべきことを優先する必要があります。
自分の仕事が忙しいのに、メールやチャットをこまめに確認して即レス（即返信）していませんか？
次々とやってくる連絡に都度対応しているようでは集中力は切れるし、そちらにばかり時間がとられて、自分の仕事が終わらないのは当然です。
というわけで、即レスする習慣をすぐにやめましょう。もう少し正確に言うと、メールやチャットをこまめに確認するのをやめましょう。
実際はメールやチャットを確認したらためずにすぐに返信したほうが時間効率がいいです。でも、何度も連絡が来ていないか確認してその都度返信していたら全体の効率が下がるのは当然です。
「仕事に集中しているときはメールやチャットは見ない」「作業モードのときはチャットの通知はオフにしておく」などのマイルールを決めておくのがおすすめです。
「あなたから返信を得るためには、時間に余裕を持って依頼しなくてはいけない」と思ってもらえればこっちのもの。
私はこまめなメールやチャットのチェックをやめたことで仕事に集中できるようになり、業務効率を上げることができました。
また、以前はいつも思考が整理されずに一つのことを理解するのにとても時間がかかっていたのですが、一つのことに集中して取り組めるようになったことで仕事の品質も向上したと思っています。
それでも不安なら「『即レス』を今すぐやめたほうがいい理由」の記事も読んでみてください。
何度も繰り返す仕事は仕組み化する
何度も繰り返す仕事は仕組み化することで、作業にかかる時間を短縮できます。
「仕組み化」とは属人性を排除し、いつでも、どこでも、誰が行っても同じ成果を出せる方法を構築することです。
例えば、一人の優秀な社員がやっていることを他の社員にもできるように環境を整えること、全手動のものを全自動に切り替えることが当てはまります。引用元：Teach me Biz
仕組み化は自分自身の仕事の効率も大幅に上げてくれます。
日常的に何度も発生するルーティンワークはマニュアル化やチェックシートの作成、タスク管理、チームへの日々の進捗共有・報告、ITツールの導入などで対応できます。
導入時には時間がかかるので、毎日余裕がない状況ではなかなか着手するのが難しいのですが、一度仕組みを整えてしまえばその後は自分をかなり楽にしてくれます。
仕組み化を構築できるといざというときに他の人にあなたの業務を任せることもできるので、これまでよりも有休を取得しやすくなったり、体調が悪いときに無理をする必要がなくなります。
仕組み化には業務や場面ごとに様々な方法があるので、本格的に取り組んでみたい方には「自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術」の本もおすすめです。
探す時間をなくす
私が長時間残業に悩んでいたとき、意外と時間をとられていたのが探しものをしている時間。
私が今働いている職場は会社の組織再編などの影響で以前までメンバーの入れ替わりが激しく、担当者によって情報の管理の仕方がバラバラで、最悪の場合は必要な資料が保管されていないということすらありました。
そこで取り組んだのが、チーム全体で協力して共有フォルダの整理やリスト化を進め、書類や情報を種類ごとに分けて誰でも直感的に情報の保管場所がわかるように整理を進めました。
また、チーム全員で大切な情報はメールで共有することを習慣化したことで、メールの検索機能を使えば以前発生した出来事でも簡単に探し出せるようになりました。
これらは先程紹介した仕組み化の一部ですが、意識して取り組むことで早期に効果を期待できるので、ぜひ探す時間を減らす工夫を進めてみてください。
自分の努力では解決できないときにやるべきこと
ここまで業務の効率化に向けた取り組みについて紹介してきましたが、そもそもあまりにも業務量が多すぎたり、上司や同僚が協力的ではなかったり、慢性的に人手不足の職場では自分で状況を解決することはほぼ不可能です。
この場合はできるだけ早くその職場から離れることをおすすめします。
でも、忙しい職場で働きながら焦って転職しようとすると、また同じような忙しい職場やブラック企業を選んでしまうリスクもあります。
というのも簡単に転職できる会社ほど、人手が足りずにとりあえず早く採用したいと考えているからです。
このため、転職で失敗しないためにはどんなに忙しくても慎重に会社選びをする必要があります。とくにホワイト企業に転職するなら競争率は高くなるので、その分準備や戦略が必要になります。
忙しい中でも転職活動を成功させる秘訣は以下のとおり。
- 実績のある転職エージェント経由で転職すること
- 転職エージェントの無料サポートを積極的に活用すること（非公開求人情報の紹介、応募書類の添削、面接対策、年収交渉など）
- 応募先企業の転職クチコミサイトを確認すること
これらについて詳しくは以下の記事で解説しているのでご参考にどうぞ。
まとめ
キャパオーバーの状態で働き続けるのが当たり前になると、自己犠牲に慣れてしまいます。
こうなると知らぬまにプライベートの人間関係が破綻したり、精神や健康状態の悪化が突然表に出てきます。
後悔してからでは遅いですよね。
今の状態に慣れると、そこから脱しようという意志すらなくなってしまうので、今回紹介した内容をできることから実践してみてください。
意識して行動すれば必ず状況は好転します。前向きに取り組んでみてくださいね。
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自分が登録した職歴や希望条件から他社エージェントに自分を見つけてもらうことで、自分に適した求人にたどり着きやすくなります。
実際、私もdoda経由でオファーをくれたエージェントの紹介で内定をもらっています。（同時にdodaエージェントの紹介でも2社内定をもらっていて、今はそのうちの1社で働いています。）
また、dodaエージェントは応募書類の添削や面接対策のバックアップのサポートスキルが高いので、これだけでも利用価値はあります。
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